# Datenschutz im Emailverteiler für Eure Gruppen

Datenschutz ist Fluch und Segen, und die Gesetze dafür werden (gerade in Europa und Deutschland) immer genauer – und für die meisten von uns auch komplizierter.

Und das fängt beim Aufsetzen eines Emailverteilers an.

Wir können und wollen hier keine rechtliche Beratung ersetzen, aber da wir gefragt wurden, teilen wir gern unsere “Praxis” aus der eigenen Regionalgruppe mit Euch. Schaut einfach, ob das so oder ähnlich auch für Euch passen würde.

Worum geht es ?

Ja, wir arbeiten alle miteinander auf Vertrauensbasis, aber wir wollen eben auch den gesetzlichen Vorgaben entsprechend handeln – und vor allem auch alle Teilnehmenden dafür sensibilisieren und ein Verantwortungsbewusstsein für den Umgang mit Daten schaffen.

Emailadressen und persönliche Daten sind kein “Freiwild” und dürfen nicht einfach weitergeben und schon gar nicht einfach so dauerhaft gespeichert werden. Und zum “Speichern” zählt auch das Aufsetzen eines Emailverteilers. Die Datenschutzbestimmungen hierfür sind wichtig. Andererseits wollen wir OMAs ja auch möglichst einfach miteinander kommunzieren können, also muss irgendeine Lösung gefunden werden – die braucht nur das Einverständnis aller Beteiligten.

Regionale, persönliche “Praxis”

Wenn in unserer Regionalgruppe jemand in den Emailverteiler aufgenommen werden möchte, schicken wir folgende Email:

>> Hallo und herzlich willkommen!

Wir freuen uns sehr, dass Du mitmachen möchtest.

Hiermit testen wir einmal, dass Deine Daten richtig erfasst wurden – und brauchen noch kurz Deine Mitwirkung, bevor wir Dich in unseren Newsletter / Emailverteiler eintragen können – bitte dazu diese Email vollständig lesen und entsprechend beantworten.

1. Wir haben folgende Daten von Dir:

# NAME
# EMAIL
# ggf. Telefonnummer

2. Wir brauchen jetzt nur noch Dein OK zu Folgendem:

Da wir sehr auf Datenschutz achten, aber auch niemanden mit zuviel “Formulargedöns quälen wollen”, bitten wir Dich, direkt auf diese Email mit einer kurzen Bestätigung // “OK” genügt 🙂 // zu antworten. Du bestätigst mit Deinem OK, dass Du

a) diese Email vollständig gelesen hast und

b) dass diese (Deine) Emailadresse …

• zusammen mit Deinem Vor- und Zunamen und (falls übermittelt) Deiner Telefonnummer in unserem Emailsystem gespeichert werden darf.
• künftig für die Zustellung unserer Newsletter verwendet werden darf (dabei sind alle Angeschriebenen immer auf “bcc:” also für die Gesamtheit der Empfänger:innen nicht sichtbar)
• innerhalb unserer OMAS GEGEN RECHTS Gruppe mit anderen Teilnehmenden ausgetauscht werden darf (bspw. zur Koordination von Teamabsprachen oder Arbeitsgruppen)

Unsere OMA Gruppe arbeitet auf Vertrauensbasis. Dazu gehört auch, dass persönliche Daten zwar innerhalb der Gruppe ausgetauscht werden können, aber nicht außerhalb der Gruppe ohne Rücksprache weitergegeben werden. Auch dies erkennst Du mit Deinem OK an.

Wir verpflichten uns im Gegenzug dazu, mit Deinen Daten sorgsam umzugehen, sie nicht zu veräußern und sie zu keinen anderen als den oben genannten Zwecken zu verwenden.

Du kannst Deine Zustimmung jederzeit widerrufen und/oder Dich vom Newsletter wieder abmelden (dazu einfach bei uns persönlich oder per Email Bescheid geben).

Um den Vorgang zu vereinfachen, wird auf eine handschriftlich unterschriebene Vereinbarung verzichtet, Dein OK per Email genügt.

Viele Grüße … <<

Wie gesagt – der Text funktioniert für unsere Gruppe, wir wissen nicht, ob er “anwaltlich” Bestand hätte, aber es macht deutlich, dass wir sorgsam arbeiten und schafft ein Bewusstsein für den Umgang mit Daten generell.

Ihr könnt die Vorlage gern verwenden und für Eure Gruppen nutzen. Falls jemand eine bessere Version hat, die mit allen hier geteilt werden darf, schickt sie uns gern!

Beste Grüße, Euer WebTeam
kontakt@omasgegenrechts-nord.de